Elementos para el desarrollo de políticas de acceso a redes sociales en la empresa

Lo que se presenta a continuación es un ejercicio relacionado con el desarrollo de políticas básicas de participación en Facebook y Twitter desde los equipos de las empresas y por parte de sus colaboradores. Naturalmente, es información aplicable sólo en organizaciones y para personal con acceso a dichos servicios (lo que a mi juicio deberían tener todos los empleados de todas las empresas).

Elementos para el desarrollo de políticas de participación en redes sociales

1. Las denominadas “redes sociales” son medios de comunicación de influencia creciente en la sociedad y su uso tiene que ver de múltiples formas con cada vez más colaboradores, clientes, proveedores y competidores nuestros. Por eso, constituyen un ámbito con el que nuestro personal debe estar familiarizado.

2. La participación a título personal en redes sociales está constituida por un conjunto de actividades en el que un número muy importante de miembros de nuestra empresa está cotidianamente involucrado. El número de colaboradores que interactúan en las redes sociales con una finalidad exclusivamente profesional es menor, pero creciente.

3. Por su naturaleza, las redes sociales implican algunos riesgos desde el punto de vista de la comunicación. Entre ellos destacan:

La ambigüedad y falta de precisión de los mensajes, que pueden llevar a interpretaciones erróneas de lo expresado por alguien;
la falta de certeza respecto hasta quién o hasta dónde puede llegar un mensaje o una imagen, lo que puede implicar la propagación de información sensible entre receptores no buscados; y,
la afectación de la imagen personal y/o de la organización no sólo por lo que cada uno exprese en la red sino por lo que se diga en las cadenas de comentarios en las que no se tiene total control de los participantes ni de sus opiniones.

4. La participación en las redes sociales, igual que el acceso a Internet o el uso de herramientas como Messenger, no está restringida en la compañía, pero debe llevarse a cabo bajo criterios de prudencia y productividad, y siempre en función del trabajo.

5. Aun cuando la participación en redes sociales se haga a título personal y desde lugares ajenos a la empresa, es inevitable algún grado de representatividad institucional. Por ello, deberá evitarse:

Mezclar clientes con otro tipo de públicos (familiares, amigos, colegas, etc.)
Mencionar empresas cliente o a proveedores (a menos que sea en términos positivos, con apoyo en hechos y plenamente justificable)
Hablar de la competencia
Referirse peyorativamente o lanzar acusaciones contra personas, empresas o instituciones
Insultar, discriminar o hacer escarnio de personas
Revelar información confidencial o sensible de nuestros clientes
Discutir asuntos internos de la empresa
Revelar información que pueda poner en tela de juicio la capacidad y/o confiabilidad personal o del equipo.

6. Cualquier perjuicio para la empresa, sus integrantes o sus bienes que tenga como origen el mal uso de las redes sociales por parte de algún colaborador llevará a la sanción correspondiente.

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