Estimado colega:
- No esperes que la gente utilice la intranet de tu empresa como utiliza Internet. Ni siquiera tú lo haces, no lo esperes de los demás. Son dos cosas diferentes. Entre muchas otras diferencias, en Internet siempre hay algo interesante, estimulante, novedoso, divertido, etc. a un par de clics de distancia.
- El valor fundamental que debe aportar una intranet es utilidad. Si la de tu empresa no es percibida por al menos 90% del personal como útil-muy útil, no estás haciendo bien tu trabajo.
- Las intranets están para servir, para ser útiles. Son herramientas como los taladros, las licuadoras o las pinzas y por lo mismo se usan cuando hacen falta, nada más.
- Podría argumentarse que son herramientas como los teléfonos o los automóviles, que dan servicio pero también pueden usarse por placer, aunque lo más probable es que ese argumento causara risa. Las intranets tienen poco de placentero; no está en su naturaleza. No son instrumentos diseñados para el disfrute.
- Dudo que haya un jefe en alguna empresa al que le gustara que sus colaboradores dediquen tiempo de trabajo a “disfrutar” de la intranet (como no sea en Google). Repito: es una herramienta que se usa de determinada manera y en el tiempo justo.
- Lo anterior no implica que las intranets no puedan (y ¡deban!) ser atractivas, interesantes e incluso divertidas. De hecho, tendrían que serlo por obligación (11o. mandamiento: no aburrirás), pero siempre en función de la utilidad.
- Utilidad + atractivo + interés es lo que hace que la herramienta funcione y logre sus objetivos de comunicación y de servicio. La utilidad es lo primero.
- Por tanto, no midas los resultados de tu intranet en visitas o hits, sino en la satisfacción de los receptores respecto a su utilidad, atractivo e interés. La gente acudirá a la intranet cuando lo necesite, ni más ni menos. De hecho, muchas visitas pueden significar un diseño pobre de la herramienta, que la hace poco eficiente.
- Si puedes desarrollar una herramienta tan útil, atractiva e interesante –y de paso tan dinámica- que invite a los colaboradores a visitarla muy frecuentemente (diario, o un par de veces por semana) ¡felicidades! Pero eso se logra a base de presupuesto, recursos y contenidos; si no los tienes, no te desgastes, tampoco es indispensable y ni siquiera deseable per se el que la gente visite con mucha frecuencia el sitio.
- Las intranets más deficientes que he conocido fueron creadas y administradas por la gente de Sistemas. Perdón, pero así es; zapatero a tus zapatos. Hacer una buena intranet exige trabajo en equipo. Lo ideal es tener gente de Sistemas, de Comunicación y de Recursos Humanos en el primer círculo de responsabilidad, apoyados por un comité con representantes de distintas áreas y niveles. Mientras más interdisciplinario, mejor.
Tu intranet en un mundo ideal
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